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南京工业大学归档文件整理规则
索引编号:1029103200400161181   阅读次数:1008   添加时间:2011/6/8

南京工业大学归档文件整理规则

南工校档[2004]2号

    根据国家档案局2000年发布的《归档文件整理规则》和2003年省档案局关于《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》的文件精神,贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的方针,进一步推进我校归档文件整理工作的标准化、规范化、现代化。简便、高效、科学地开展文件归档工作,特制定《南京工业大学归档文件整理规则》,请各部门遵照执行。

一、归档文件整理原则

归档文件整理是指各立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。其整理原则是遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

二、整理质量要求

归档文件的字迹应确保耐久性,禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久材料书写。归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。运用计算机及档案管理软件进行辅助整理工作。

 三、整理方法

(一)件的确定

1、一般以一份文件为一件

2、文件正本与定稿为一件,正本在前,定稿在后

3、正文与附件合为一件,正文在前,附件在后

4、原件与复制件为一件,原件在前,复制件后

5、转发文与被转发文合为一件,转发文在前,被转件在后

6、会议记录、介绍信存根、成套的会议材料、报表、名册、图册等,一个自然本(册)为一件

7、重要文件的正文件与历次修改稿可各为一件

8、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不存档的,将正文与发文稿纸为一件

9、正文与文件处理为一件,文件处理单置于相关文件之前,作为该件首页

10、同一年度内的同一事由的请示与批复合为一件,跨年度的各为一件,分别存在不同年,并且批复在前,请示在后

(二)装订

装订方式采用缝纫机踏线,订在文件左侧,较厚的文件采用三孔一线的装订方式,已成册不易拆钉的可保持原貌不变。

(三)分类方法

归档文件采用“年度—机构—保管期限”分类方法,其中科研项目、基建项目、研究生学位档案以及教务处的学籍、课表、试题、毕业论文、教学成果采用“年度—问题—保管期限”分类方法。

(四)排列

归档文件一般按事由结合时间排列,同一事由中文件按先后顺序排列,事由间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件应分别排列在一起。

(五)编号

归档文件要加盖归档章,归档章采用红色印泥,盖在文件首页居中的空白位置上。归档章的式样:

全  宗  号

年    度

 

 

机构(问题)

保管期限

件  号

页  号

全宗号:南京工业大学全宗号为3

年度:文件材料所在年份,如2003

机构:填部门规范中文简称,如党委办公室填党办

保管期限:一般为永久、长期、短期,参见《南京工业大学档案归档范围、保管期限》

件号:按文件的排列顺序,从“1”开始标注

页号:每件归档文件有文字图表的页面的总数

(六)编目

使用档案管理软件进行著录,按已设置的标准格式(A4竖式)打印出来。归档文件目录格式设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

归档文件目录式样:

件号

责任者

文号

题        名

日期

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

件号:见前述

责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者

文号:文件的发文字号

题名:文件标题。没有标题,应自拟标题,外加“[ ]”

日期:文件的形成时间

页数:见前述

期限:保管期限的简称。永久—永,长期—长,短期—短,绝密—绝,机密—机,秘密—秘,内部—内

备注:注释文件需说明的情况

归档文件目录每年装订成册并编制封面,封面设置全宗名称、年度、分类号等项目。

填写备考表。包括盒内文件情况说明(修改、补充、移出等)、整理人、检查人和日期,置于盒内文件最后。整理人:由兼职档案员签名,检查人:由部门分管档案工作的负责人审核后签名。

(七)装盒、排架

将归档文件按件号顺序装入档案盒,填写档案盒盒脊,档案盒使用江苏省档案局监制的符合国家最新标准的无酸档案盒。

排列方法与分类方法一致,采用年度—机构(问题)—保管期限,每年形成的档案按机构顺序上架排列,便于管理。

(八)移交要求

1、收集范围参照《南京工业大学档案归档范围、保管期限》,建立预立卷,平时将材料妥善保管,注意积累。

2、对归档材料进行检查、核准,确保资料的齐全完整。检查参照件的确定。

3、档案资料收集齐全、检查无误后,在档案归档时间内,按要求进行分类、排列、编号、编目、著录、填写备考表,向档案馆移交,办理移交手续。

4、科研项目通过鉴定后归档,基建项目竣工后归档,教务处按教学年度归档,研究生学位档案学生毕业后归档。

此规则适用于本校以纸质材料为载体的各门类档案的归档文件。

四、本规则由档案馆负责解释。

 

 

南京工业大学   

〇〇四年三月八日



  发布者:教务处

本文共分 1



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