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南京工业大学机关公文处理办法
索引编号:1029101201100341131   阅读次数:1991   添加时间:2011/9/13

南京工业大学机关公文处理办法

第一章    总则

    -  为使我校机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据上级有关规定,制定本实施办法。
    第二条  我校机关公文,是机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的方针、政策,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
    第三条  公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
    第四条  党委办公室、校长办公室是校党政机关公文处理的管理机构,主管并负责指导学校各级党政机关公文处理工作。
    第五条  党办、校办要发扬密切联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,逐步改善办公手段,努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重效用。
    第六条  党办、校办配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当具备有关专业知识,有敬业、奉献精神,作风正派,恪尽职守。
    第七条  公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由党办、校办统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
    第八条  各单位(部门)公文处理工作中,应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密的安全。


第二章    公文的种类

     第九条  我校机关公文种类主要有:
    ()决定用于对重要事项作出决策和安排;
    ()通知用于发布党政法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项;
    ()请示用于向上级机关请求指示、批准;
    ()批复用于答复下级机关的请示;
    ()规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范;
    ()报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问;
    ()办法、细则用于对党政法规提出贯彻实施的方法或详细规则;
    ()通报用于表扬先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况;
    ()公函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无相隶属关系的有关主管部门请求批准等;
    ()会议纪要用于记载、传达会议主要精神和议定事项。

第三章     公文格式

第十条  机关公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签收人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送单位、印发机关、印发日期、印发份数等部分组成。

    ()发文单位应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办单位应当排列在前。
    ()秘密公文应当分别标明密级。
    ()紧急文件应当标明“特急”、“急件”。确定公文的紧急程度应实事求是,防止随意性。
    ()发文字号,包括发文机关代字、年份、顺序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。各发文单位的代字统一规定。
    ()上报的公文,应当在首页注明签发人姓名。
    ()公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,标明公文种类,标题中一般不用标点符号。
    ()公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
    ()公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文单位都应加盖印章。
    ()成文时间,以领导签发的时间为准;联合行文,以最后签发领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
    第十一条  机关公文常用格式如下:
    ()用纸幅面:A4纸(长297mm,宽210mm)。
    ()页边与版心尺寸:上白边37mm,下白边35mm,左白边28mm,右白边26mm
    ()秘密等级和保密期限:3号黑体,顶格,右上角第1行,两字之间空一格。
    ()紧急程度:3号黑体,右上角第1行(如需同时标识秘密等级和保密期限,则标识在右上角第2行)。
    ()发文字号:3号仿宋体,居中;年份、序号用阿拉伯数码;年份应用全称,用六角括号“〔〕”括入,序号不编虚位,不加“第”字。
    ()公文标题:2号标宋,居中。
    ()主送机关:3号仿宋,左侧顶格。
    ()正文:3号仿宋,每面22行,每行28字。
    ()正文下空一行,左空2字,3号仿宋。
    ()成文时间:3号仿宋,汉字标识,零写为“○”。
    (十一)主题词:3号黑体,居左顶格;词目3号标宋,词目之间空一字。
    (十二)抄送:主题词下一行,左空1字,3号仿宋,抄送机关用“,”隔开。
    第十二条  本校公文版头的主要形式及适用范围。
    ()《中共南京工业大学委员会文件》适用于校党委职责范围内重大事项的决定和通知。党委各部门以党委名义传达、贯彻党的有关方针、政策,向下级党组织的相关部门部署工作,转发上级机关的公文,发布本部门职权范围内的事项,通知重要事项,批复下级党组织相关部门的请示,向上级机关报告、请示工作,也可用此公文版头,但编相关部门公文号(南工委×),盖党委印章。
    ()《南京工业大学文件》适用于校行政职责范围内重大事项的决定和通知。各行政职能部门以校行政名义转发上级机关的公文、发有本部门职责范围内的事项,通知重要事项,批复下级部门的请示,向上级机关报告、请示工作,也可用此公文版头,但编相关职能部门公文号(南工校×),盖学校印章。
    ()《中共南京工业大学纪律检查委员会》适用于校纪委职责范围内事项的公文,编纪委公文号(南工纪),盖校纪委印章。
    ()《南京工业大学工会委员会》适用于校工会职责范围内事项的公文,编校工会公文号(南工工会),盖校工会印章。
    ()《共青团南京工业大学委员会》适用于校团委职责范围内事项的公文,编校团委公文号(南工团),盖校团委印章。
    ()《中共南京工业大学委员会(x x部)》适用于党委各部门发布本部门职权范围内的事项,编党委各部门公文号(南工×),盖部门印章。
    ()《南京工业大学(x x处)》适用于行政各部门发布本部门职权范围内的事项,编行政各部门公文号(南工×),盖部门印章。

第四章    行文规则

    第十三条  行文应确有需要,注重实效,坚持少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
    第十四条  机关的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。
    ()中共南京工业大学委员会、南京工业大学可以向上级党政组织和下级党政组织行文。
    ()中共南京工业大学纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级或下级行文。
    ()党委办公室、校长办公室根据党委和校长授权,可以向党总支(分党委、直属党支部)和二级单位、部门行文。党委和行政其它部门在各自职责范围内可以向党总支(分党委、直属党支部)和二级单位行文通报情况、安排专项工作,但不得发布指示性公文。
    ()南京工业大学工会委员会,可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文。
    ()共青团南京工业大学委员会,可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。
    ()校党委和校行政各业务部门之间一般不得互相行文,各单位一般不得越级行文。
    ()同级党委或行政部门必要时可以联合行文。
    ()不相隶属机关之间一般用函行文。
    第十五条  发文机关之间对有争议的问题未经协商一致,不得各自行文。如擅自行文,学校有权责令纠正或撤销。
    第十六条 “请示”应当一事一文,言简意骇;一般只写一个主送单位,如需要同时报双重领导单位,应当用抄报形式,但不得同时抄送下级单位。除校领导直接交办事项外,“请示”不得直接送给领导者个人。
    第十七条 “报告”中不得夹带请示事项。

 

               第五章    公文办理

    第十八条  公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。发文管理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
    第十九条  需要办理的公文,文秘工作人员应及时提出拟办意见送党办、校办主任和有关领导批示;或者有关单位(部门)办理。紧急公文,应当提出办理时限。
    第二十条  各单位(部门)接到承办公文后,应当抓紧办理,不得延误、推诿。对领导批办的公文,要认真搞好催、查、办。对不属于本单位职权范围或者不适宜由单位办理的,应当立即退回交办的部门并说明理由。
    第二十一条  凡需要有关单位(部门)会签的公文,承办单位要主动会签。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。
    第二十二条  送领导批示或者交有关部门办理的公文,党办、校办要负责催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
    第二十三条  草拟公文应当做到:
    ()符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示,完整准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文内容相衔接。
    ()全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施要切实可行。
    ()观念明确,情况属实,条理清楚,内容充实,结构严谨,表述准确,篇幅力求简短。
    ()人名、地名、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合引用公文应当先引标题,后引发文字号、日期应当写具体的年、月、日,不要把“20××年”简写成“××年”。
    ()公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外,其他数字应使用阿拉伯数字。
    ()公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号,如第一层为“一”,第二层为“()”,第三层为“1,第四层为“(1)”。
    ()文种、格式使用正确。
    第二十四条  党委、行政的重要公文由党委书记、校长或主持工作的副书记、副校长签发,一般公文由主持日常工作或分管该项工作的副书记、副校长签发;党办、校办代党委、行政发布的公文签发权限与党委、行政公文相同;纪委的公文由纪委书记签发,校工会的公文由工会主席签发,校团委的公文由团委书记签发;党委和行政其他部门的公文在部门主要负责人签批并分别经党办主任和校办主任会签后方可印发。
    第二十五条  审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。
    第二十六条  草拟、修改和签发公文,用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
    第二十七条  重要公文在送领导人签发之前,应当由党办、校办审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规及有关规定,是否与有关部门协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
    第二十八条  所发公文,由主办单位负责校对,党办、校办封发。
    第二十九条 上级党委和行政机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经领导或者党办主任、校办主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。各单位不得擅自翻印。密码电报不得翻印、复制。
    第三十条  传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

 第六章    公文立卷、归档和销毁

    第三十一条  公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的有关规定,及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
    第三十二条  公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,以便于保管和利用。
    第三十三条  公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,视同正式文件妥善保管。
    第三十四条  案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案馆移交。个人不得保存应当归挡的公文。
    第三十五条  没有归档和保存价值的公文,经过鉴定和主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,并由两人监销,保证不丢失,不漏销。

  第七章    附则

    第三十六条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
    第三十七条  各党总支、分党委、直属党支部和各单位如确需行文,参照本办法执行。
    第三十八条  本办法自2003520起实施。

 



  发布者:校长办公室

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